А как у вас организован электронно–бумажный документооборот и организация процесса?

Мы — маленькая компания. Активные сотрудники в Москве (я и жена), бухгалтер и директор — в другом городе. Соответственно, мы постоянно обмениваемся документами туда–сюда и потом выясняем, кто чего забыл отправить. Ну и внештатные сотрудники в разных местах.

Хотелось бы такую систему, чтобы, во–первых, организоваться по–человечески, задания раздавать, дедлайны и все такое и электронный архив. С первым все более–менее понятно, а второе — нифига не понятно.

Нужно сделать так, чтобы штука вела архив, контроль версий, позволяла видеть, что, кто, куда и когда отправил и получил и привязывала это к клиентам, проектам и задачам из первой, органайзерской штуки. Или чтобы это была одна Штука.

И чтобы она была на вебе, конечно. Или у тебя или hosted. Basecamp или его клоны, на первый взгляд, кажутся не очень удобным решением, но пока ничего лучше не придумалось (comindwork мы сейчас пытаемся задействовать для всех этих наших нужд).

42 Responses to Как у вас организован электронно–бумажный документооборот?

  1. _rem2:

    Documentum!!!!

  2. IXXrop:

    Проблема волнующая, присяду рядом.

  3. Nina7:

    у меня мелочь и мне хватает //www.teamer.ru/ или я не понял о чем речь?

  4. Ztir5:

    А мы, будучи маленькой компанией, которая ни разу не сидит в одном офисе, болт положили. На наш взгляд, для маленькой компании есть куда более важные точки приложения усилий.

  5. NAjob:

    Например, думать о будущем компании 🙂

  6. Ztir5:

    будет день, будет пища

  7. _rem2:

    $275/user/year — это более $2000 в год на контору. И на первый взгляд фич там с избытком раза в три.

  8. _rem2:

    моя согласный, однако, когда находится готовое приложение, иногда оно сохраняет кучу нервов )
    Тот же хелпдеск для службы поддержки — ее сердце и смысл. Клиент позвонил, на ходу посмотрели все его обращения и комментариии, создали новую заявку и адресовали исполнителю. Как бы удобнее, чем в 10й раз спрашивать «вы перезагружались? а БД у вас какая?»

  9. Ztir5:

    ну, разные бывают ситуации. У нас, например, «хелпдеск» часто по мобильникам разговаривает, в дороге.

  10. EnOgab:

    мы тоже не сидим и кладем, но время пришло организоваться. Когда тупо теряются акты, это не круто нифига и очень мешает сосредотачиваться на Великих и Замечательных Идеях.

  11. EnOgab:

    Его можно и себе внутрь поставить, он open source. Но он замороченный дохера и, собственно, CRM. Эта задача у нас пока не стоит 🙂

  12. EnOgab:

    Он как-то совсем примитивен. Вполне возможно, что и подойдёт, но хотелось бы поумнее что-нибудь. Чтобы календарь, например, в ICS можно было забирать и, опять же, контроль версий документов и состояние задания не бинарное. То есть, если в план-графике стоит: «Отправить документы бухгалтеру» (он у нас в другом городе), то по дефолту задание было красненьким, когда документы передал с автобусом, оно было жёлтеньким, а когда подтвердили получение, чтобы можно было переключить на зелёненький.

  13. EnOgab:

    А что это такое? Гуглил и нашёл только VisionDoc, какая-то ГИС для землевладельцев.

  14. IXXrop:

    Сорри, DocsVision

  15. EnOgab:

    А, такую нашёл. Страшно могучая система — нам такая не нужна. Ну и у нас макинтоши попадаются у контрагентов, так что никак не выходит, даже если б я готов был ввязаться в акцию с «Внедрением Системы» 🙂

  16. IXXrop:

    Угу
    Я сам озадачился СЭДом, только подходящее найти не могу.
    Ну нет для юристов удобной системы, нету(((

  17. EnOgab:

    Короче, изыскания не привели ни к чему. По ходу, придётся просто взять какой-то из basecamp-подобных сервисов и в нём просто приаттачивать к заданиям документы, без контроля версий.

    Самая удивительная жопа, которая открылась в результате всех этих изысканий — оказывается, 95% замечательных систем «проектного управления» не поддерживают повторяющиеся задачи. То есть, сказать: «раз в квартал отсылаем документы в бухгалтерию» и «раз в неделю платим внештатникам» нельзя никак. Вот к чему приводит написание органайзеров программерами, которые не представляют, что есть проекты, отличающиеся от написания софта и разработки сайтов.

    Я убит наповал.

  18. Salo007:

    Вы таки зря удивляетесь. Я одно время занимался очень активно разработкой подобной системы, которая, можно сказать, притендовала на уровень федерального рынка. Сейчас я счастлив, что этим больше не занимаюсь (1).
    2. Мне посчастливилось столкнуться с заказчиками из одного крупного холдинга (который называется в три буквы с офисов в райное садового кольца).. Так вот, я могу сказать, что их документооборот и делопроизводство и без всякой электронной системы стояли на таком уровне что ого-го-го. При этом в секритариате управляющей компании (здание УК — 8 этажей) работало всего 4 человека и за день разгружалось несколько машин DHL. Конечно, там у каждого зама свой рефирент, но всё равно — представьте документопоток. При этом всё исполнялось, а просто у них было желание попробовать что-нибудь новое…
    3. (как бы совет) Купите учебник по делопроизводству и начните регистрировать входящие/исходящие в экселе — для начала этого будет более чем достаточно.

  19. IXXrop:

    Я вот мечтаю хотя бы о небольшой фиче на сайте под логинами, где можно раздавать в онлайне задачи сотрудникам, и там же контролировать процесс, т.е. сотрудник снимает инфу о поручении и там же отчитывается по ним. Мобильно, удобно. Эх…

  20. Nina7:

    //www.teamer.ru/ маленькая раздавалка задач с отчетностью о выполнении.

  21. IXXrop:

    Рли? Гляну, спс)

  22. EnOgab:

    Да я представляю в общих чертах, что учебник скажет. Регистрировать понятно, но суть как раз в том, что когда нас мало, заставить себя этим заниматься сложно. Эксель неудобно хотя бы потому, что это ещё одна отдельная херовня, которую надо вести, а когда на пятерых человек две различные системы — это уже нифига неудобно.

    Например, хотелось бы, чтобы номера документов генерились и вставлялись везде, где нужно аутоматично. А то мы их из предыдущих делаем и иногда с номерами путаемся. Ну и всё такое-прочее. Это вопрос личной организации, ясное дело, но хочется не усложнять её множеством систем, а упростить одной.

  23. Ztir5:

    «упростить одной» — это идеология швейцарского ножа. Все функции в одном инструменте.

    Вот только пробовал ли ты сделать что-нибудь по работе (ремонт, например) при помощи швейцарского ножа?

  24. Veer6:

    Посмотрите megaplan, насколько мне известно teamer отстает от этого проекта.

  25. IXXrop:

    Посмотрим и его)

  26. EnOgab:

    Да мне как-то всё равно на идеологию. Моя глубокая убеждённость состоит в том, что предприятие из 4-6 человек запросто может организоваться и «швейцарским ножом». Может и без ножа организоваться, но мы распиздяи и нам нужно на доске писать план на день для всех и вычёркивать сделанные дела и документооборот вести в подписанных цветных папочках. А поскольку мы, мало того что распиздяи, да ещё и расположены в разных городах, то вот такое простое и очевидное решение нам, как оказалось, не помогает.

    Вот такую простую задачу мы и решаем.

  27. Ecap9:

    У предприятий из 4-6 человек обычно есть много более интересных задач, чем сосредотачиваться на документообороте и делопроизводстве ;).

  28. EnOgab:

    Охуенно вам! А у нас не более интересных задач, мы всё своё время мечтаем потратить на документооборот и делопроизводство и с началом рабочего дня по квартире нашей нельзя ходить в халате и без трусов — только в костюме.

  29. Ecap9:

    А нам больше нравится составлять безумные планы и вычеркивать всякие штуки разноцветными фломастерами, нет, правда! 🙂
    Я думаю, мы друг друга поняли — и то и то плохо, нужна разумная середина.

  30. EnOgab:

    нам нельзя цветные фломастеры. мы в разных городах (кажется, я уже об этом говорил?). можно, в принципе, синхронизировать доски путём фотографирования их и сранивания фотографий, но это тоже не кажется элегантным решением. Но страшно креативное.

    Но мы не креативщики, мы — ботаны.

  31. Ecap9:

    Мы это в Basecamp’e делаем, тоже в разных городах.

  32. Salo007:

    Смотря какой учебник. Если вот вам пиздец как нужно решить проблему — найдите специалиста по делопроизводству на пару дней, кто реально заниемтся всю жинь, и думаю вам дадут десяток дельных советов. Наличие системы вашу проблему точно не решит. Ведь у вас основное — это документы с синими печатями, которые теряются и хз где их искать? Вот здесь только журналы вх/исх документов, т.е. каждому документу номер + опись посылки. Если в филиале или у вас (или как там) потерялись документы, по крайней мере понятно откуда они ушли и где искать. Это как бы проблема №1 которая очевидно есть и ИС здесь вообще никак не поможет.
    В общем что делает современная система документооборота в вашем случае:
    1. Помогает подготовить проеткты документов (по шаблонам и справочникам) — до тех пор пока документ не подписан — это проект
    2. Позволяет обсудить проект с внесением рецензий и созданием протоколов разногласий
    3. Позволяет осуществлять согласование документа (опять же с созданием версий и т.п.)
    4. Позволяет провести документ по предопредлённому циклу согласовиваний и утверждения (т.е. до документа с синей печатью или подписью главного руководителя)
    5. Позволяет регистрировать входящие/исходящие (с целью знать где сейчас оригинал с печатью)
    6. Позволяет вести учёт checkin/checkout для архива (кто получил-кто вернул, как в библиотеке)
    7. Позволяет вести архив документации, номенклатуру дел и пр. херню, которая вам сейчас наверное не очень и нужна
    8.9,.. — ещё дофига чего имеет отношение к документообороту и архивному делу

    Так вот скажите, что из этого вам реально нужно? Скорее всего проблемы две: не знаете кто отправил и кто получил документы (т.е. теряются) и проблма №2 электронный архив копий. Проблема №1 решается через эксель (как уже писал) и опись письма. Проблема №2 решается всякими хреновинками типа мс шарепоинт. Всё остальное вам точно не нужно, у вас нет документооборота как такового (и не стоит притягивать понравившейся термин за уши.

  33. Salo007:

    Забыл ещё такую важную хрень как «исполнен кем»/»исполнен чем» для документа.
    Как бы объяснить? Большие организации управляются «приказами» или распоряжениями руководителей — без них, ничего нового не происходит кроме текущего функционала. И все системы как бы на это и расчитаны. Вся оперативная работа — документооборот, как документ исполнен — он уходит в «дело» и по номенклатуре дел помещается в определённую папку, которая ложиться в шакапчик. Это такой бюрократически-библиотечный подход и он очень эффективен (так устроен уже лет 300-400 и всё работет). Когда человеку нужно что-то из архива, он делает запрос, и вот в 99% фиг он получит оригинал… — это будет копия, да ещё и с отметкой кому выдали.
    Вот и вашем случае архиварусом м.б. гл. бухгалтер если уговорите, тем более что 75% документов имеют к ней непосредственное отношение?

  34. Enikov:

    ++
    мы пользуемся Мегапланом.
    У нас штат 20 человек и проектный поток около 30 проектов.
    Хватает.

    Сейчас мегаплан начал развиваться в сторону комплексного CRM, прикрутили базу клиентов и вот-вот появится документооборот.
    мы ждем в нетерпении.

  35. Etobina:

    вместо цветной доски сойдёт вики.

  36. Tiefova:

    Это насколько я понял что-то заточеное под разработку ПО или что-то похожее. В духе trac и иже с ними. А людям нужно конторой управлять. Эдакий Getting Things Done, но многопользовательский, с документохранилищем с просмотром версий, системой тикетирования и контроля проектов. Мы сейчас для этого юзаем тот-же trac, но он совсем для этих целей не подходит. Тоже страдаем и ищем варианты, найдём обязательно поделимся.

  37. Euba1:

    Да какая разница — ПО или не ПО. Текст есть текст.

Нам важно ваше мнение. Не молчите.